Managementassistent

Lister ondersteunt mensen van wie het leven ontwricht is geraakt door een psychiatrische kwetsbaarheid en/of verslaving. Zodat ze een zo zelfstandig mogelijk leven kunnen leiden. Lister biedt begeleiding thuis en beschermd wonen in Utrecht en omgeving. We doen dit vanuit een onvoorwaardelijk vertrouwen in herstel en eigen regie.
Lister zoekt:

Managementassistent | Utrecht
28 uur per week

Op het Centraal Bureau van Lister zoeken we een managementassistent die het Management Team kan ondersteunen op secretarieel en organisatorisch gebied. De nadruk van deze functie ligt op het ondersteunen van 3 van de 5 MT-leden. Voor hen ben jij de rechterhand, met jouw hulp kunnen zij optimaal presteren! 

Wat ga je doen?

• Wekelijks bespreek je met de MT-leden de agenda en pak je acties die daaruit voortvloeien snel een zelfstandig op;

• Je plant (complexe) afspraken in, zowel met collega’s als met externe contacten, boekt indien nodig ruimtes en regelt de catering;

• Regelmatig zijn er overleggen waarbij een MT-lid het fijn vindt als jij een beknopt verslag maakt en de actiepunten bewaakt;

• Samen met de bestuurssecretaris bereid je de 2-wekelijkse MT-vergadering voor, je stelt de agenda op, verzamelt de stukken en zorgt dat alles in iBabs tijdig gereed staat;

• Tijdens de vergadering zorg jij voor de verslaglegging, je kan goed luisteren en hebt ervaring in het maken van een kort maar inhoudelijk verslag;

• Je bent achtervang van de bestuurssecretaresse tijdens haar afwezigheid;

• Je werkt in een team van 3 managementassistenten en een receptioniste. Vanuit dit team worden ook de Raad van Bestuur, bestuurssecretaris en de collega’s in de organisatie ondersteund. 

• Je ontvangt gasten en zorgt voor een optimale bereikbaarheid. Denk hierbij aan vragen per mail of telefonisch van collega’s of cliënten. Je weet deze vragen zo goed mogelijk door te geleiden naar de juiste afdeling.

• Taken worden in onderling overleg verdeeld. Van jou verwachten we dat je graag samenwerkt en kennis deelt met collega’s.

Wie ben jij?

• Je bent enthousiast, positief en een echte aanpakker;

• Je bent communicatief zeer vaardig en bent eerlijk en open;

• Je durft eigenaarschap te tonen;

• Je ziet het als een uitdaging om samen met je collega's het secretariaat optimaal te laten fungeren;

• Je hebt een flexibele houding, geen dag is immers hetzelfde in jouw rol;

• Je legt makkelijk contact met collega’s van andere afdelingen.

Wat verwachten wij van jou als managementassistent?

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding op secretarieel gebied;

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als (directie)secretaresse of managementassistent;

• Je hebt affiniteit met onze doelgroep;

• Je bent flexibel, integer en betrouwbaar en hebt een goed gevoel voor verhoudingen;

• Je bent digitaal vaardig, bekend met de Google-faciliteiten en kunt werken met vergadersystemen zoals iBabs;

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is van belang.

Wat bieden wij jou als je bij ons komt werken?

De salariëring vindt plaats volgens FWG groep 45, maximaal € 4.017,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Arbeidsvoorwaarden zijn volgens de cao ggz, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,33% en opname in het pensioenfonds Zorg en Welzijn. Wij bieden uitgebreide scholingsmogelijkheden en een woon/werk-reiskostenvergoeding. In eerste instantie bieden we een jaarcontract, met uitzicht op verlenging.

Tot slot bieden we een uitgebreid inwerkprogramma van 4 dagen, waarin je kennis maakt met de organisatie voordat je op jouw locatie start. Uiteraard word je door je collega’s op het secretariaat meegenomen in de functie en de organisatie.

Procedure
Als er naar aanleiding van jouw sollicitatie voldoende aanknopingspunten zijn, nemen recruiters Soraya of Annemieke contact met je op voor een telefonische kennismaking. Tijdens dit gesprek bespreken we wat voor jou belangrijk is in een toekomstige baan en kun je vragen stellen over de functie en het werken bij Lister. Bij interesse van beide kanten wordt je sollicitatie doorgestuurd naar de manager, die beslist wie er wordt uitgenodigd voor een gesprek. Na het eerste gesprek is er een mogelijkheid tot meelopen.

Deze vacature zal zowel intern als extern uitgezet worden.

Heb je nog vragen aan ons?
Meer weten over Lister? Kijk dan op onze website. Heb je nog vragen of wil je meer informatie, whatsapp met Annemieke op (06) 16 04 34 44 (ma, di, do) of Soraya (06) 51 03 77 73 (di, wo, do, vr).

Omdat we willen dat iedereen zich thuis voelt bij Lister, zowel cliënten als medewerkers, verwelkomen we collega’s met alle mogelijke achtergronden, dromen, hobby’s en perspectieven.

Ben jij klaar om je ervaring en inzicht in te zetten?

Solliciteer dan nu!